Un reto para las empresas de manufactura en México es la administración de maquinaria y equipo, específicamente el utilizado en el proceso productivo. En este sentido, hacerse preguntas como: ¿la compañía cuenta con maquinaria importada que no es de su propiedad? ¿Aprovecha al máximo las piezas en buen estado de los equipos que han quedado inservibles o la propia organización crea equipos? ¿Tiene maquinaria y equipo con más de diez años de antigüedad? ¿La información o documentación de estos se encuentra en distintos sistemas o lugares? Si la respuesta es afirmativa a alguna de estas preguntas, seguramente la compañía enfrenta desafíos como los detallados a continuación.
1. Contar con datos correctos de identificación
La información de serie, parte, marca, modelo o las especificaciones técnicas o comerciales han sido y siguen siendo los datos de identificación individual que ayudan a identificar y distinguir las mercancías de otras similares, cuando estos datos existen. Por ello, es necesario asegurar que la información declarada en pedimentos y facturas sea correcta y consistente con lo que se observa físicamente.
Si el equipo fue armado al interior de la empresa, es importante conservar la documentación de las piezas adquiridas con los datos de identificación exactos, según sea el caso.
Si durante la recepción de los equipos o el inventario anual se identifican errores en documentación, se deberá evaluar la rectificación correspondiente para contar con los datos reales.
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2. Respaldarse con documentación completa
Es frecuente asumir que ya no se requiere la documentación de un equipo cuando este ha sido completamente depreciado, o cuando han pasado diez años desde su adquisición; sin embargo, la legislación aduanera requiere comprobar en todo momento la tenencia legal y la estancia de los bienes; es decir, aunque un equipo se encuentre totalmente depreciado, la organización debe contar con el pedimento (si es importado).
La documentación se vuelve un reto todavía mayor cuando se presenta una visita domiciliaria en la cual la autoridad selecciona equipos a ser auditados, puesto que: a) podrían ser equipos adquiridos en México, lo cual tendría que demostrarse, o b) debe presentarse la documentación correspondiente, aunque el bien tenga más de diez años de uso.
3. Integrar aspectos contables, financieros y de comercio exterior
Es común contar con sistemas de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) con módulos para la administración de activo fijo; sin embargo, normalmente estos consideran los aspectos contables o financieros, pero no de comercio exterior.
En el mercado existen diversas soluciones que permiten la administración de esta última información y es importante tener la documentación disponible, preferentemente en un solo sitio, para atender cualquier auditoría.
En este sentido, si la empresa ya cuenta con un ERP, la forma más adecuada de lograr la simplificación del proceso y contar con información expedita en un solo sistema es incorporar los datos de comercio exterior a dicho ERP.
En los procesos y módulos de administración de activo fijo, maquinaria y equipo, compras, recepciones y pagos en el ERP, pueden realizarse las configuraciones oportunas para incorporar documentos aduaneros, pedimentos, facturas o cualquier otra información relevante, a fin de contar con acceso al expediente de importación, incluyendo los datos de identificación individual y la ubicación, a fin de vigilar el cumplimiento aduanero.
Sin duda, elementos como la información correcta e integrada, la documentación completa, la comunicación entre áreas y el aprovechamiento máximo de las capacidades del ERP, que incluya los aspectos de comercio exterior, permite una mejor administración y ayuda a mitigar riesgos relacionados con una auditoría, así como a vigilar el cumplimiento aduanero y fiscal.
