El trabajo digital consiste en la aplicación de tecnología de software para automatizar los procesos administrativos en las organizaciones, que van desde los de naturaleza transaccional hasta los más estratégicos. Un concepto vinculado a este tema es el de automatización inteligente o intelligent automation, el cual conjuga desarrollos tecnológicos capaces de automatizar y potenciar el trabajo humano, cambiando la forma en que se hacen los negocios, prácticamente en cualquier industria o sector productivo.
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Calcular las inversiones y los rendimientos esperados al implementar la automatización inteligente es complejo, porque ninguna oportunidad de automatización es igual a otra. Además, el retorno económico de aplicar este concepto se puede incrementar dependiendo del nivel de automatización que se aplique.
La estructura y cultura de una empresa son dos de los factores más comunes que indican cuál es la probabilidad de recibir mayores ahorros y retornos de inversión más rápidos.
En este sentido, se pueden identificar tres categorías de procesos diferentes:
1. Básica
Un mayor ahorro ocurrirá más rápido con la automatización básica de transacciones que con los otros dos tipos. Estos son los principales impulsores de ahorro para la automatización básica de transacciones:
- Alto volumen de transacciones
- Actividades centralizadas
- Ejecución de procesos inconsistentes
- Actividades programables
- Baja evaluación cognitiva
- Datos estructurados y consistentes
- Múltiples sistemas
- Problemas de calidad
El proceso automatizado proporcionará resultados consistentes y, por lo tanto, de mayor calidad que el que ofrece tener varias personas involucradas en su ejecución.
2. Avanzada
La automatización avanzada de procesos tiende a ser más costosa que la básica, pero como resultado del soporte de aprendizaje incorporado, los ahorros también se tienden a incrementar más con el tiempo. Los principales impulsores de ahorro en este caso son:
- Mayor agilidad para afrontar modificaciones en los procesos
- Puntos de partida específicos por industria
- Procesos complejos
- Experiencia en automatización
Los procesos que cambian con frecuencia pueden beneficiarse de las capacidades de autoaprendizaje, en lugar de rediseñar la solución frecuentemente, como se haría con la automatización básica.
3. Cognitiva
Implementar la automatización cognitiva generalmente es más costoso que la clase anterior y toma más tiempo, pero también ofrece mejores capacidades para proporcionar ahorros y puede ser verdaderamente transformadora.
Los principales impulsores de ahorro o mejoras son:
- Lenguaje natural
- Experiencia en automatización
- Dominios altamente regulados
- Manejo de información no estructurada
- Mejora continua
- Decisiones contextuales
Un equipo de soporte o un sistema optimizado para la mejora continua puede aumentar los ahorros o mejoras de procesos de automatización cognitiva a lo largo del tiempo.
Espectro de la automatización del trabajo digital
Al analizar las fuentes de ahorro o mejoras de la automatización de procesos es útil tener una comprensión básica de los tres principales tipos de automatización. Cada uno resuelve oportunidades de automatización diferentes y aprovecha herramientas con diversas capacidades.
¿Cómo se deben preparar las organizaciones para el cambio?
Los siguientes tres pasos son clave para realizar las acciones necesarias y capitalizar los ahorros que brinda la automatización:
- Hay que asegurarse de que exista una estrategia alineada al negocio, y que los directivos adecuados estén comprometidos
- Es necesario seleccionar algunos pilotos sólidos y fáciles de implementar, así como emplear la herramienta correcta y mantener comunicada a la organización. La automatización básica suele ser un primer paso
- Tomar el ritmo. Se requiere priorizar las iniciativas, considerar una integración de sistemas más amplia y evaluar la construcción de un Centro de Excelencia para potenciar las oportunidades
Para que los proyectos de automatización inteligente sean exitosos se deben seguir ciertas reglas básicas entre las que destacan contar con talento para impulsar el proyecto (ya sea interno o externo), realizar una inversión para obtener resultados y, en lugar de enfocarse únicamente en simplificar transacciones, considerar el beneficio de un proceso punto a punto.
Estos proyectos son herramientas fundamentales que permiten capitalizar y optimizar los negocios. Estas no son las “tecnologías del futuro”, ni tampoco son solo para países o empresas desarrolladas. Se trata de soluciones actuales, que se deben empezar a utilizar en organizaciones que busquen una ventaja competitiva en el mediano y largo plazo. El modelo operativo y la estrategia de negocio deben migrar de “personal apoyado por tecnología” a “tecnología apoyada por personal”.
