La contingencia por COVID-19 rompió algunos paradigmas respecto al trabajo a distancia o home office, particularmente los relativos al nivel de productividad esperado, el compromiso y los resultados. Asimismo, aceleró la adopción de herramientas digitales para colaborar de manera virtual con colegas, clientes, proveedores, e impulsó el desarrollo de nuevas competencias.
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Este escenario implica cambios en algunos procesos de Recursos Humanos (RR.HH.), el diseño de nuevos lineamientos, reglamentos y rutinas de trabajo, la adopción de metodologías, la mitigación de los riesgos asociados a este esquema y una transformación cultural.
En este contexto, el modelo de RR.HH. deberá detectar y entender los nuevos requerimientos del personal y definir lineamientos oportunamente. Por ello, abordamos 7 aspectos a considerar por las empresas que están evaluando mantener el esquema de trabajo a distancia.
1. Atracción, selección y contratación de talento
Si los profesionales de RR.HH. trabajarán a distancia, será necesario atraer al nuevo talento utilizando herramientas para entrevistas a distancia, brindándole una experiencia sobresaliente sin necesidad de la interacción presencial. Esto requerirá desarrollar las competencias técnicas y conductuales adecuadas en el equipo de RR.HH.
Adicionalmente, a los perfiles requeridos habrá que añadir, en su caso, las competencias propias del trabajo a distancia.
Resulta oportuno evaluar si es necesario incorporar una cláusula contractual que contemple la confidencialidad y uso correcto de la información a la que tendrá acceso la persona, así como el resguardo de activos de trabajo: equipo de cómputo, celulares, sillas ergonómicas, escritorios, entre otros. En el caso del personal que ya labora en la empresa, puede ser necesaria la firma de un anexo al contrato vigente.
2. Capacitación y desarrollo
Será necesario reevaluar y actualizar las competencias requeridas para los colaboradores que trabajarán a distancia de forma permanente o la mayor parte del tiempo. En este marco, resulta relevante considerar cómo migrar a un esquema de capacitación a distancia, y habilitar las herramientas tecnológicas para lograr el compromiso y el impacto esperado en el desarrollo de nuevas competencias.
3. Beneficios y prestaciones
La revisión y potencial rediseño de los paquetes de beneficios o prestaciones cobra relevancia considerando que algunos dejarán de ser atractivos en un esquema de trabajo a distancia, como el servicio de comedor, transporte, o el mismo home office, si en su momento fue un diferenciador. Sondear las expectativas y necesidades del personal será indispensable para el nuevo diseño de beneficios, que deberán evaluarse también desde la perspectiva fiscal y contable.
4. Asignación y uso de herramientas de trabajo
La identificación de necesidades específicas respecto a las herramientas de trabajo se convierte en una tarea a considerar y se deberán asignar de acuerdo con la naturaleza de cada actividad. En cuanto al control de activos, si en algún momento fuera necesario realizar un inventario físico, se tendrá que definir y comunicar el proceso, solicitar el consentimiento y realizarlo sin invadir la privacidad.
Un elemento básico será definir un plan de capacitación – didáctico y memorable - para el correcto uso de herramientas colaborativas, plataformas digitales y políticas de seguridad de la información, y conocer las posibles sanciones en caso de violación o incumplimiento.
5. Gestión del desempeño
Un reto para los colaboradores y líderes será asegurar la productividad y mantener el compromiso con las metas de la organización. Por ello, las organizaciones deberán adaptar su forma de gestionar y supervisar el trabajo a distancia, conocer las expectativas y preocupaciones del personal respecto si hay cambios en sus planes de carrera o si el ritmo de su crecimiento se desacelerará derivado del cambio a este esquema de trabajo. Otro aspecto relevante será no asumir que los líderes están preparados para gestionar el desempeño y evaluar si es necesario capacitarlos para este cambio a fin de que puedan brindar una mejor experiencia a sus colaboradores, estar cerca y cuidar al talento.
Si hubiera cambios en los objetivos estratégicos o en los niveles de demanda por parte de los clientes, podría ser necesario definir y comunicar métricas alineadas a los nuevos procesos e indicadores clave de desempeño (KPI), actualizando el sistema de gestión de estos y comunicando los cambios. Además, será necesario definir los criterios para obtener bonos de desempeño o compensación variable, promociones y aumentos.
6. Políticas y lineamientos
La definición de políticas, procesos y lineamientos del trabajo a distancia serán elementos clave para su correcto entendimiento y adopción.
En algunas ocasiones será necesario que el personal que trabaja a distancia asista al centro de trabajo a realizar actividades puntuales. Contar con información y capacitación oportuna respecto a los protocolos, las medidas de prevención, logística y procedimientos, será de gran utilidad; por ejemplo, reservar el lugar de trabajo o salas de juntas para evitar aglomeraciones; agendar la cita para la revisión del equipo de cómputo, o conocer las modificaciones del reglamento interno de trabajo.
7. Conclusión de la relación laboral
Cuando se concluye la relación laboral, ya sea por decisión de la organización, del colaborador o debido a un lamentable deceso, será necesario definir el proceso a seguir, comunicando claramente los trámites administrativos, tiempos y contactos, incluyendo la entrega de los activos y documentos de la compañía. En especial, se deberán seguir los protocolos para evitar un posible impacto reputacional derivado de inconformidades o demandas. No menos importante será contar con lineamientos para una comunicación asertiva y empática con colegas y definir qué tipo de apoyo se dará en el caso de duelo.
Cuando se trata de puestos críticos para la continuidad de la operación, hay que buscar apoyo y preparar la sucesión, definiendo el método para la gestión del conocimiento y respaldo de información.
Finalmente, la empresa debe analizar qué tan preparada está como organización y si lo está su fuerza laboral para implantar de manera sostenible un esquema de trabajo a distancia. Si lo está, será capaz de continuar atrayendo talento nuevo y conservando el actual. Si determina que no está lo suficientemente preparada, deberá definir qué cambios implementará, cómo y cuándo, estableciendo prioridades en el marco de un plan gradual que tome en cuenta las expectativas del talento y su alineación con la capacidad de respuesta de la organización, siempre privilegiando la comunicación transparente y oportuna respecto a lo que puede y no puede cumplir.
