Delineando estrategias
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Seis medidas para incentivar la resiliencia de las organizaciones

Publicado por Sandra Carpio y Sandra de la Garza

julio, 2020

Puntos Destacados:


  • Los desafíos desatados a raíz de la pandemia de COVID-19 permiten identificar medidas para asegurar la continuidad de negocio y resiliencia en las organizaciones
  • ¿Cómo saber si se ha manejado correctamente la crisis?
  • ¿Qué se puede hacer para asegurar el bienestar del talento y las operaciones?

La pandemia de COVID-19 implica un creciente desafío para las empresas a nivel mundial, ya que las precauciones sanitarias y la resiliencia son aspectos cruciales para proteger al talento y mantener la operación. Esto incluye entender la posición de la compañía en temas de continuidad del negocio y manejo de crisis, específicamente en lo que se refiere a la fuerza laboral, proveedores, cadena de valor, operación e infraestructura tecnológica.

 

Consulte la publicación Una nueva realidad. De la sobrevivencia a la recuperación

 

En este contexto, podemos mencionar seis medidas para incentivar la resiliencia de las organizaciones:

 

1. Análisis ágil

 

En esta fase es indispensable evaluar el impacto real, considerando procesos y servicios tecnológicos afectados (acceso a aplicaciones, disponibilidad de servicios e infraestructura) y determinando el personal clave.

 

2. Conceptualización 

 

En este punto se realiza un esquema para la toma de decisiones ante la crisis. Para ello, se debe implementar un workaround para reestablecer o mantener los servicios críticos y procesos complementarios o suplementarios. Una vez ejecutado, se realiza un esquema de protección ante el riesgo tecnológico. Es importante realizar una estrategia para habilitar proveedores que forman parte de la cadena de suministro.

 

3. Plan de acción

 

Para poner en marcha el workaround se deben de llevar a cabo acciones específicas como mantener una buena comunicación e identificar funciones y recursos clave. Los riesgos tecnológicos pueden evitarse con un esquema de trabajo a distancia con redes virtuales privadas (VPN, por sus siglas en inglés) seguras, que ofrezcan una red de proveedores de servicios en la nube. En este punto también es importante reestablecer la cadena de suministro y la habilitación del área sanitaria.

 

4. Comunicación

 

Es necesario estructurar la comunicación de manera que ayude en la logística de operación de la organización. Para ello, primero se debe nombrar un vocero a cargo de comunicar, después se debe realizar una confirmación de los canales formales para los mensajes, y, por último, establecer los protocolos de toma de decisiones, escalamientos y adquisiciones emergentes, como guía en posibles situaciones de cuidado.

 

5. Monitoreo

 

Las acciones se dirigirán con base en el monitoreo de tres indicadores diferentes:

 

  • Desempeño: medir la productividad y apego a procesos por parte del talento

  • Tecnología: capacidades de ancho de banda, uso de VPN, tele y videoconferencias y un intercambio seguro de mensajería de correos electrónicos, archivos con encriptación y cifrado en el resguardo

  • Finanzas: monitorear el ingreso y los flujos de efectivo

6. Mejora continua

 

Para asegurar la continuidad de la organización es importante formalizar y documentar las áreas de mejora, ajustar procesos que se adapten a las situaciones actuales, así como adecuar el plan de continuidad de negocio para controlar los riesgos y mantener la funcionalidad de la empresa.

¿Cómo se mantiene operando la organización?

Identificando correctamente los aspectos críticos de la operación, como procesos, gente, proveedores y sistemas de tecnologías de la información (TI), que requieren ser confirmados y documentados por medio de un análisis de impacto de negocio (BIA, por sus siglas en inglés), un documento sencillo que refleje las prioridades de la compañía.

 

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En caso de que la coyuntura se convierta en crisis, es necesario formalizar el manejo de la misma mediante procesos claros que mantengan un equipo de liderazgo ejecutivo en un centro de respuesta de emergencia, o a distancia mediante plataformas tecnológicas que brinden dirección estratégica a la organización, y se comuniquen claramente a nivel interno y externo.

 

A partir de la crisis sanitaria ocasionada por COVID-19, las organizaciones necesitan un plan que gestione, controle y articule medidas para mantener la salud de la fuerza laboral. Es decir, debe desarrollarse formalmente una estrategia clara acompañada de un plan que estructure el equipo de protección personal, limpieza e higiene, controles de acceso a oficinas, visitantes, proveedores, así como medidas de distanciamiento social. Todo lo anterior, acompañado de lineamientos, políticas y un esquema claro de comunicación, además de considerar las medidas que las autoridades dispongan.

¿Qué hacer hoy?

Las empresas han trabajado de manera muy ágil y reactiva ante la crisis, pero ¿han focalizando los esfuerzos adecuadamente, respondido las siguientes interrogantes?:

 

  • ¿Se logró responder ante los riesgos operativos, entre ellos los tecnológicos?
  • ¿Se pudo ser flexible y adaptable?
  • ¿El flujo y canales de información presentan vulnerabilidades tecnológicas?
  • ¿Qué procesos y servicios deben permanecer operando para continuar generando valor al cliente?
  • ¿Los proveedores se han adaptado a la situación de forma segura?
  • ¿Cómo se interactúa con el talento?
  • ¿Cómo se interactúa con proveedores y clientes? ¿Se es un proveedor seguro para el cliente en esta contingencia?
  • ¿La tecnología (acceso a aplicaciones, esquemas de trabajo a distancia, repositorios, teleconferencias, videoconferencias, servicios on demand, VPN, SAS, PAS, IAS, etc.) es una herramienta que facilita el trabajo o una “bomba de tiempo” que vulnerará al negocio?
  • ¿La seguridad perimetral continúa siendo efectiva?

Es necesario realizar un alto estratégico para identificar qué es lo que ha funcionado de un plan de continuidad, que, si bien en muchos casos fue reactivo, despertó la creatividad para buscar la forma de seguir operando.

 

Es relevante realizar una revisión del análisis de impacto de la empresa, identificar si los procesos críticos seguirán siendo los mismos o si es necesario un ajuste. Es esencial identificar si las acciones definidas en el plan están funcionando, así como las responsabilidades designadas del personal clave. Asimismo, es crítico conocer si los riesgos relacionados han sido controlados o se está elevando la probabilidad de ocurrencia de los mismos, por ejemplo, la falta de seguridad tecnológica ante la disponibilidad de servicios a distancia que tengan el personal o los proveedores.

 

Al generar esta reflexión y los ajustes correspondientes en los planes, se logrará que una empresa esté mejor organizada y preparada ante una situación de crisis o posibles escenarios aún más complejos que el que hoy vivimos.

 

Opine: ¿considera que implementando estas medidas clave podría apoyar a su organización en camino a la recuperación?

Temas: Mejora de Productividad

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