Es una realidad que las tendencias globales implican el uso de un sistema de gestión de operaciones de comercio exterior, sobre todo si las operaciones intercompañía son relevantes.
Consulte la publicación Perspectivas de la Alta Dirección en México 2021
Contar con un sistema informático que facilite las operaciones de importación y exportación entre partes relacionadas, generar menos documentación e, incluso, reducir costos, riesgos y demoras asociadas con el cumplimiento preoperativo son algunos de los aspectos a evaluar para la adquisición de un sistema de administración global de operaciones de comercio exterior.
Un reto para las empresas que manufacturan en México es la administración del activo fijo –refiriéndonos específicamente a maquinaria y equipo utilizado en el proceso productivo–. Si bien es común contar con un Sistema de Gestión Financiera y de Activos Fijos (ERP, por sus siglas en inglés) con un módulo para la administración de activo fijo, normalmente considera los aspectos contables o financieros y no de comercio exterior.
Es importante resaltar que la legislación aduanera requiere comprobar en todo momento la tenencia legal y estancia de los bienes; es decir, aunque un equipo se encuentre totalmente depreciado, debemos contar con el pedimento (si es importado).
Si bien existen en el mercado diversas soluciones que permiten la administración de esta información, consideramos que debe mantenerse en un solo lugar y disponible para atender cualquier auditoría.
En los procesos y módulos de Administración de Activo Fijo Maquinaria y Equipo, Compras, Recepciones y Pagos del ERP, se pueden adicionar configuraciones para incorporar documentos aduaneros; pedimentos; órdenes de importación; ubicación física; número de serie; ubicación y cualquier otra información relevante.
Independientemente de que para el área de Finanzas las órdenes de compra, recepciones de los bienes, facturas a pagar y pagos devengados sean suficientes para su registro en el sistema ERP, contar con acceso al expediente de importación, incluyendo los datos de identificación individual (marca, modelo y número de serie) y la ubicación, permitiría vigilar el cumplimiento aduanero.
Las preguntas clave a considerar para incluir la información aduanera en el ERP son:
- ¿Puede responder hoy la compañía a una auditoría de comercio exterior?
- ¿Se cuenta con la información en algún sistema? ¿Se cuenta con la información en documentos físicos fuera del sistema? ¿Existe una política de retención de información y archivo?
- ¿Con qué plataforma ERP cuento actualmente? ¿Puede ser configurada para adicionar la información de comercio exterior de maquinaria y equipo de activo fijo?
Algunas desventajas de adquirir o implementar un sistema independiente para la administración de maquinaria y equipo incluyen: costos adicionales de adquisición de licenciamiento; servidores para administrar el sistema; la generación de interfases para compartir información; la asignación de nuevas actividades o responsables para mantener la información actualizada, y la limitación para obtener reportes desde una única fuente de para gestión y para auditorías.
Contar con la información de la empresa integrada, aprovechando al máximo las capacidades del ERP permite implementar mejores prácticas. Además, mediante este procedimiento las organizaciones pueden utilizar las herramientas tecnológicas actuales para garantizar el cumplimiento ante las autoridades gubernamentales, y de esta forma hacer más eficiente su operación.
