Delineando estrategias
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Optimizando costos de operación con presupuesto base cero

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Publicado por José Ruiz

November, 2017

Puntos Destacados:

  • El presupuesto base cero (ZBB, del inglés Zero-Based Budgeting) es una metodología basada en justificar cada costo o gasto que se pretende utilizar en la organización
  • Es muy importante tener en cuenta que construir el presupuesto es solo la primera parte. La segunda, el seguimiento y control, es igual de importante que la primera
  • ¿Cuáles son los 5 factores críticos para el éxito de un proyecto de ZBB?

¿Por qué las empresas líderes están haciendo presupuesto base cero? Porque los beneficios por implementar esta metodología son de hasta 3% de los ingresos en el primer año y hasta 5% en los primeros tres años. El presupuesto base cero (ZBB, del inglés Zero-Based Budgeting) es una metodología basada en justificar cada costo o gasto que se pretende utilizar en la organización.

 

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Es común escuchar que ZBB funciona únicamente para la optimización de los gastos de ventas y administración (SG&A); sin embargo, es posible implementar la metodología a lo largo de todos los eslabones de la cadena de suministro, como el transporte primario y secundario, fabricación, almacén, entre otros.

 

Con el fin de alcanzar los mayores beneficios posibles, se recomienda utilizar esta metodología y comparar los gastos y costos unitarios de la organización contra sí misma o contra otras organizaciones dentro de su misma industria. El objetivo principal de realizar estas comparaciones es identificar áreas de oportunidad en algún rubro en específico y, de esta manera, generar iniciativas y proyectos que logren la optimización del gasto.

 

ZBB en la cadena de suministro es un proyecto que requiere el esfuerzo de toda una organización, lo que conlleva que la implementación de la metodología no sea fácil.

 

Para poder optimizar el gasto de la cadena es necesario analizar a detalle cada una de las diferentes operaciones y considerar las peculiaridades que existan.

 

Hay en el mercado muchas metodologías de optimización de costos; sin embargo, muy pocas estudian a detalle la operación y tienen la flexibilidad para generar iniciativas que realmente aporten un beneficio en la organización. Es por ello que ZBB no es un producto que pueda comprarse y genere resultados automáticamente, es una solución que entiende y se ajusta a las necesidades de cada negocio y produce beneficios al impulsar un cambio en la gestión del presupuesto de la organización.

 

Una de las bondades principales de esta metodología es que se crea un presupuesto “liderado” por las estrategias de negocio, comercial (pronóstico de ventas), de operaciones, se basa en KPI, y es capaz de ajustarse de manera ágil y sencilla a los cambios durante el año.

 

Es importante tener en cuenta que construir el presupuesto es solo la primera parte. La segunda, el seguimiento y control, es igual de relevante que la primera. Si no existe un monitoreo estricto es complicado alcanzar los resultados buscados. Debe diseñarse un gobierno de control que se ajuste a las necesidades del negocio tomando en cuenta el nivel de madurez y los requerimientos de la organización para evitar inflexibilidad y burocracia innecesaria.

 

 

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ZBB es un proyecto que normalmente es coordinado por el área de Finanzas. Sin embargo, el presupuesto y las iniciativas se construyen en conjunto con los responsables de la operación. Si ellos no están involucrados en el proceso, es probable que los beneficios nunca se concreten.

 

Como lo gran mayoría de los proyectos de optimización de costos, se genera una gran resistencia al cambio incluso antes de iniciarlo. Los ejemplos de resistencia más comunes son:

 

  • “Hoy en día ya lo hago de esa manera”
  • “No es posible alcanzar tal nivel de detalle para un presupuesto”
  • “No es posible operar con menos”
  • “No entiendes mi operación”
  • “Mi operación es única y no se puede comparar con nadie más”

La resistencia a este tipo de proyectos es normal. Sin embargo, en la mayoría de los casos la razón de fondo es no querer realizar el esfuerzo necesario para alcanzar los objetivos.

 

Es importante realizar este proyecto con el apoyo de un experto en el tema. De no ser así, es muy probable que la enorme cantidad de información sea abrumadora para la organización o que la resistencia al cambio sea tan fuerte que los responsables tengan que cerrar el proyecto sin los resultados esperados.

 

A continuación, compartimos 5 factores críticos para el éxito de un proyecto de ZBB:

 

  1. Claridad en la estrategia del negocio y alto compromiso de la dirección
  2. Pronóstico de ventas solido antes de comenzar el proyecto
  3. Gestión del cambio (crear cultura de ahorro)
  4. No “dar vuelta atrás”
  5. Contar con una figura responsable (PMO, del inglés Project Management Office) suficientemente sólida para controlar y dar seguimiento al presupuesto

Opine: ¿cómo se puede combatir la resistencia al cambio al implementar el presupuesto base cero en una organización?

Temas: Estructura Financiera, Fiscal y Legal

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